Elegir una oficina es una decisión estratégica que puede definir el futuro y el éxito de cualquier negocio, ya sea un startup o un gran conglomerado. Este proceso de elección va más allá de encontrar un espacio físico; implica evaluar el tamaño, las necesidades del equipo de trabajo, la ubicación y los servicios necesarios para operar. Por ello, en este artículo exploraremos cinco aspectos clave para elegir una oficina que satisfaga las necesidades actuales de tu empresa, y que también facilite su crecimiento a futuro.

En bienes raíces es común escuchar que lo más importante es la ubicación de los inmuebles. Esto se debe a que la ubicación determina la accesibilidad, la visibilidad y el potencial de apreciación del valor del inmueble a largo plazo. Factores como la cercanía a centros de negocios, áreas residenciales, infraestructura de transporte y servicios esenciales afectan la demanda y el valor de mercado y también la calidad de vida o el éxito operativo de las empresas que ocupan esos espacios. Por tanto, una ubicación estratégica puede significar la diferencia entre un proyecto exitoso y uno que enfrenta desafíos para operar adecuadamente.

En términos de ubicación estratégica, la accesibilidad es crucial, especialmente si estás estableciendo tu dirección comercial en una gran ciudad. Evalúa la infraestructura de transporte público y las carreteras circundantes, así como la presencia de servicios y tiendas cercanas que podrían facilitar la vida diaria de los empleados, como bancos, gimnasios y restaurantes. Y si tienes muchas reuniones presenciales, considera una ubicación cerca de clientes, socios y proveedores. Esto podría conllevar ahorros significativos a largo plazo en viajes y costos relacionados.

El segundo aspecto que debes considerar para elegir una oficina es el tamaño del espacio según las necesidades de tu equipo de trabajo. Entender los requisitos de tu equipo es fundamental. En ese sentido, el espacio debe ser proporcional al número de empleados que trabajarán de manera presencial diariamente. Para ello, es importante que consideres tanto las áreas de trabajo individual como las áreas comunes, entre ellas, salas de reuniones, espacios colaborativos y cocinas.  Recuerda que un ambiente espacioso y cómodo contribuye significativamente a la productividad y el bienestar de los empleados. Como referencia, puedes usar la norma internacional ISO 11064, que sugiere que el espacio de oficina óptimo por persona es de aproximadamente 10 a 15 metros cuadrados. Esta cifra incluye el espacio del escritorio y áreas compartidas.

No obstante, muchas oficinas modernas, especialmente aquellas que utilizan conceptos de espacio abierto o coworking, el área asignada por empleado puede reducirse a alrededor de 6 a 8 metros cuadrados por persona. En ese sentido, es importante que tengas presente la plantilla laboral, los planes de contratación y el régimen de trabajo (presencial o híbrido). Tener claridad en esto ayuda a planificar si necesitas de un espacio flexible (tipo coworking) o de una oficina tradicional.

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Áreas, Tecnología y Escalabilidad

El tercer aspecto que debes de considerar son los espacios adicionales a las áreas de trabajo. Esto implica determinar la distribución, la capacidad y el número de espacios para llamadas privadas, cabinas acústicas, salas multiusos o comedores y cocinetas, que puedan contribuir a mejorar la dinámica de trabajo y ofrecer a tus empleados alternativas para realizar tareas específicas o simplemente tomar un descanso. La inclusión de estas áreas no sólo fomenta un ambiente de trabajo más flexible y adaptativo, sino que también puede impulsar la creatividad y el bienestar de tu equipo. Además, considerar la posibilidad de espacios al aire libre, como terrazas o jardines, puede ser un valor agregado importante para el bienestar general y la satisfacción laboral, promoviendo una mejor salud mental y física.

El cuarto aspecto relevante es la tecnología e infraestructura necesaria para el funcionamiento óptimo de tu empresa. Esto incluye desde la conectividad a internet de alta velocidad hasta sistemas de seguridad avanzados, pasando por soluciones de software y hardware que faciliten el trabajo colaborativo y remoto. Evaluar la capacidad de la oficina para integrar estas tecnologías es crucial, especialmente en un entorno laboral que se inclina cada vez más hacia la digitalización y el trabajo híbrido.

Finalmente, el quinto punto relevante para elegir una oficina que satisfaga las necesidades de tu empresa y facilite su crecimiento a futuro es la flexibilidad y escalabilidad del espacio. A medida que tu empresa crece, tus necesidades de espacio y configuración pueden cambiar. Por lo tanto, es importante elegir un espacio de oficina que pueda adaptarse a estos cambios sin grandes trastornos o costos adicionales significativos. Esto puede incluir la posibilidad de expandir o reducir el espacio arrendado, reconfigurar las áreas de trabajo para adaptarse a nuevos equipos o proyectos, y tener opciones de arrendamiento que permitan ajustes temporales o a largo plazo en la ocupación. La flexibilidad también puede referirse a términos de arrendamiento que se ajusten a las fluctuaciones en el crecimiento empresarial, permitiendo a las empresas responder de manera más ágil a las oportunidades o desafíos del mercado. Considerar un espacio que ofrezca esta flexibilidad puede asegurar que la oficina siga siendo un activo que apoye las operaciones de la empresa, en lugar de convertirse en una limitación.

Recuerda que la selección de tu lugar de trabajo trasciende lo operativo; constituye una elección estratégica para el progreso y éxito de tu negocio. Considera detenidamente los factores que hemos destacado y empieza a buscar. Si te preguntas cómo iniciar, SiiLA SPOT es el aliado que necesitas para descubrir el espacio ideal para tu empresa. Para empezar, sólo tienes que definir el tipo de propiedad que buscas (oficina, coworking o propiedad industrial) y seleccionar una región. Para más detalles, escríbenos a spot@siila.com.mx.